Le logiciel de GED, gestion électronique de documents, représente une révolution majeure dans la manière dont les organisations gèrent, stockent, partagent et traitent l’information. Ce changement radical, de l’ère du papier à l’ère numérique, offre des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de collaboration, de sécurité des données et de conformité aux réglementations.
Les principes du logiciel de GED (gestion électronique de documents)
- la centralisation et accessibilité
Le logiciel de GED élimine la nécessité de manipuler des piles de documents physiques en les centralisant au sein d’une plateforme numérique. Cela facilite l’accès à l’information, réduisant ainsi le temps nécessaire pour retrouver des documents spécifiques. La centralisation des documents favorise également la cohérence des données et la réduction des redondances.
- une collaboration transparente
L’un des atouts majeurs de la GED est sa capacité à faciliter la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise.
La gestion électronique de documents (GED) représente une révolution majeure dans la manière dont les organisations gèrent, stockent, partagent et traitent l’information. Ce changement radical, de l’ère du papier à l’ère numérique, offre des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de collaboration, de sécurité des données et de conformité aux réglementations.
- L’automatisation des processus
La GED ne se contente pas de stocker des documents. En effet, elle automatise également les processus liés à leur gestion. Nous mettons en place des flux de travail électroniques (Workflows ou circuits de validation) pour rationaliser la validation, le partage, l’approbation et l’archivage des documents.
Les Workflows sont élaborés en fonction de vos procédures, de l’organisation et des règles métier spécifiques. Par conséquent, ils permettent de dématérialiser la suite de tâches ou d’opérations devant être effectuées par un ou plusieurs collaborateurs. En traitant les documents à travers ces Workflows, vous réalisez des gains de temps significatifs et améliorez les performances de votre entreprise.
De plus, un workflow efficace joue également un rôle crucial en tant qu’outil de gouvernance et de contrôle.
La sécurité des données est au cœur de la GED. La confidentialité des informations contribue à la conformité avec les réglementations en vigueur, un aspect essentiel dans de nombreux secteurs d’activité.
Les avantages économiques de la GED
- La réduction des Coûts
La transition vers une gestion électronique de documents se traduit souvent par une diminution significative des coûts associés à la gestion du papier. Moins de ressources sont nécessaires pour l’impression, le stockage physique, l’expédition et la gestion des archives.
- Le gain d’espace physique
La réduction de la dépendance au papier entraîne une utilisation plus efficace de l’espace de bureau. Les responsables réaffectent les salles remplies de classeurs et d’armoires à des fins plus productives.
Les organisations peuvent même envisager des espaces de travail plus compacts et plus modernes.
Vers une entreprise numérique avec la Gestion Électronique de Documents
La GED représente bien plus qu’une simple transition vers le numérique. 
C’est un catalyseur de transformation qui propulse les entreprises vers l’ère numérique, où l’efficacité, la collaboration et la conformité deviennent la norme. Les organisations équipées de la GED relèvent les défis futurs et tirent profit des opportunités qui se présentent dans un monde en constante évolution.
N’attendez plus pour optimiser la gestion collaborative de vos documents, leur partage et archivage !
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- Des outils de dématérialisation de documents
- Une accessibilité 24h/24 et 7j/7
- Un travail collaboratif
- La gestion des documents au bureau et en mobilité
- Un accès sécurisé aux documents
- Un moteur de recherche sur tout le fond documentaire
- Des Workflows pour traiter et valider vos documents
- La signature électronique
Le logiciel de GED Windex GED est interfacé avec l’ERP Onaya,
Orisha Construction édite Onaya, un logiciel dédié à la gestion des entreprises du Bâtiment et des Travaux Publics.
La liaison entre Windex GED et Onaya permet de dématérialiser, classer, rechercher, gérer et enrichir tous les documents des chantiers.
