La gestion électronique des documents : Définition et principes

La gestion électronique des documents (ou GED) regroupe toutes les techniques informatiques permettant de gérer les flux de documents qui

• entrent,
• sortent,
• circulent au sein de votre entreprise.

Le logiciel de GED est un outil numérique qui favorise le travail collaboratif, la capitalisation et l’échange des informations. Il s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise afin d’optimiser les process de production et de ventes.

Le principe d’un logiciel de GED

La GED est une application informatique permettant de gérer les documents stockés sur un serveur local ou hébergé dans un Data Center. La Gestion Électronique de Documents permet entre autre :

•  le stockage et l’archivage des documents dans un espace centralisé,
•  le dépôt et la consultation des documents,
•  leur classement,
•  l’indexation plein-texte (automatique) ou manuelle (saisie de méta-données)
•  la recherche et la restitution des documents,
•  le contrôle d’accès (droits des utilisateurs),
•  la validation en fonction des règles métiers (Workflow)

Il est possible de quantifier les économies générées par la GED sur

•  le temps passé à transmettre les documents
•  le coût de l’envoi postal (enveloppes, timbres)le classement
•  le coût du stockage physique (surface au sol, assurance…)
•  le coût de l’édition papier (encre, toner, papier…)
•  le coût de la perte de données (incendie, dégât des eaux…)
•  le coût de la re-création des documents.

La GED permet donc le gain de temps, d’argent, la sécurisation des données, la traçabilité des traitements

Un projet GED : quelle stratégie adopter ?

Déterminer l’objectif principal de votre projet GED et l’intégrer dans la stratégie globale de l’entreprise.
Quels sont les besoins, les attentes, les objectifs ?
Temps ? Économie ? Validation ? Partage de documents avec l’extérieur ?
Dématérialiser le papier ? La signature électronique ? et pour qui … les collaborateurs, fournisseurs, clients, partenaires, adhérents…

• Quels sont les utilisateurs impliqués ?
• Déterminer les services concernés (RH, qualité, comptabilité, ventes, production, maintenance…),
• Déterminer le type de documents et leur cycle de vie,
• Identifier les freins,
• Accompagner le changement,
• Reprendre l’historique des documents,
• Améliorer le plan de classement,
• Définir la charge quotidienne, les pics d’activité,
• Évaluer le retour sur investissement et le gain de rentabilité.

Gestion électronique de documents : comment piloter votre projet ?

•  Déterminer les acteurs
•  Établir un planning de réunions
•  Recenser les besoins et attentes des utilisateurs
•  Définir le cadre juridique de la gestion des documents 
•  Améliorer l’existant sans le révolutionner
•  Définir le plan de classement et le nommage des fichiers
•  Définir les budgets et les ressources
•  Déterminer la reprise de l’existant
•  Choix et tests de la solution
•  Valider l’infrastructure informatique nécessaire (serveur, sauvegardes, sécurité…)
• Choisir le mode de fonctionnement
               * sur votre serveur local (On-premise)
               * ou bien dans le Cloud (abonnement SaaS)

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