Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Dématérialiser et archiver les documents consiste à remplacer les supports d’informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Ensemble, étudions la solution de dématérialisation qui est la plus adaptée à votre métier ! En effet, elle doit permettre de :
- numériser les documents,
- les consulter au format électronique,
- les gérer au moyen de la GED,
- libérer des locaux,
- réduire le coût du stockage physique,
- sauvegarder les documents,
- supprimer les risques de détérioration,
- retrouver rapidement les documents archivés
- consulter facilement les archives.
La dématérialisation de documents, une évolution majeure dans le monde des affaires, redéfinit la manière dont les entreprises gèrent et traitent l’information. Cette transformation digitale, éloignant les entreprises des montagnes de papiers et des processus manuels, offre une efficacité accrue, une gestion plus agile et une empreinte écologique réduite.
Dématérialisez et archivez vos documents
Au cœur de cette révolution se trouve la transition des documents physiques vers des formats numériques. Les avantages de cette dématérialisation sont nombreux et impactent divers aspects de la vie professionnelle.
- Efficacité Opérationnelle
La dématérialisation permet une gestion instantanée des documents, réduisant ainsi les délais de traitement. Les tâches manuelles fastidieuses deviennent automatisées, libérant du temps et des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Accessibilité et Mobilité
Les documents numériques offrent une accessibilité sans précédent. Avec la dématérialisation, l’information est disponible en tout lieu et à tout moment, facilitant le travail à distance, la collaboration internationale et l’accès aux données cruciales en déplacement.
- Sécurité et Conformité
La dématérialisation renforce la sécurité des informations. Les solutions de gestion électronique de documents (GED) intègrent des protocoles de sécurité avancés, garantissant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données. De plus, elle facilite la conformité aux réglementations en vigueur.
- Économies et Durabilité
En réduisant la dépendance au papier, les entreprises réalisent des économies substantielles sur les coûts d’impression, de stockage et d’expédition. De plus, la dématérialisation s’inscrit dans une démarche écologique en réduisant la consommation de papier et les émissions de carbone associées.
Mettez votre entreprise en avant
Adopter la dématérialisation, c’est investir dans l’avenir de son entreprise. Les avantages concurrentiels découlant de cette transformation sont indéniables. Des processus plus rapides, une accessibilité accrue aux données et une gestion documentaire plus sécurisée sont autant d’atouts qui positionnent les entreprises à l’avant-garde de leur secteur.
Chez Multimédia SOLUTIONS, nous comprenons l’importance de cette transition. Nos solutions de dématérialisation sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, offrant une transition fluide vers un environnement de travail numérique, efficient et durable.
Faites le pas vers l’avenir
Libérez votre entreprise des contraintes du papier et embrassez la révolution numérique.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour explorer comment la dématérialisation de documents peut propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets d’efficacité, de sécurité et de durabilité.
Nous accompagnons nos clients
- dans le choix du matériel de numérisation,
- pour définir le plan de classement des documents,
- piloter le traitement OCR,
- renommer les fichiers,
- déterminer la capacité et la puissance du serveur d’archivage.
L’archivage documentaire est plus qu’une simple sauvegarde !
Il permet d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir les documents disponibles.
Les étapes du projet d’archivage
Le projet permet d’exprimer vos exigences sur les points fonctionnels, juridiques, opérationnels et techniques. Ainsi, le cahier des charges doit indiquer :
- les types de documents à archiver,
- leur volumétrie,
- la durée de conservation,
- les outils de signature et horodatage à valeur probante,
- les règles de consultation,
- le choix du support d’archivage,
- la sécurité du système.
Tout projet d’archivage est piloté dans le respect de la norme NF Z42-013.
Contactez-nous pour convenir d’un rendez-vous !
