Windex GED sécurise et optimise la gestion des documents au sein de l’entreprise, quelque soit sa taille et son métier.
En quoi consiste la gestion électronique de documents ou GED ?
Un logiciel de gestion documentaire est un ensemble d’outils et de technologies permettant de gérer le flux et le traitement des documents. Windex GED, votre logiciel de gestion documentaire, stocke tous vos documents, quelque soit leur format.
Comment mettre en place la gestion électronique de documents ? 
Pour une solution de GED efficace, il faut déterminer :
- le matériel nécessaire à la numérisation des documents papier.
En fonction du projet, il peut s’agir du photocopieur, du scanner ou de l’imprimante multi-fonctions. - le volume et le type de documents à dématérialiser
- la source des documents déjà émis au format électronique.
- Le canal de réception est-il le courrier électronique, un logiciel métier, une plate-forme web, etc… ?
- les traitements à réaliser sur les documents
Faut-il les renommer, découper, indexer, les fusionner, en extraire les données, … ? -
le ou les périmètres concernés par la GED (par exemple la comptabilité, le service achats, le service commercial, la qualité…)
-
les acteurs concernés par la GED
Souvent il s’agit des collaborateurs de l’entreprise. Mais les clients, fournisseurs ou partenaires peuvent également être utilisateurs de la solution de gestion électronique de documents. - les Workflows documentaires.
Il s’agit de formaliser et modéliser les traitements à réaliser sur les documents. Le cheminement à suivre pour chaque type de sont également déterminés dans le Workflow.
Des actions peuvent alors être réalisées sur les documents comme par exemple, valider, refuser, signer, mettre en paiement, archiver… etc - les droits d’accès de chaque utilisateur aux documents
Les avantages de Windex GED, logiciel de gestion documentaire
Utiliser Windex GED et dématérialiser la gestion des documents optimise la compétitivité de tous les services en réduisant
-
- les coûts d’impression,
- les coûts de photocopie,
- le coût d’envoi de courriers,la circulation des documents papiers de services en services,
- le coût et la place de stockage du papier,
- le temps à chercher les documents,
- la perte d’informations,
- le temps de traitement et de validation des documents.
N’attendez plus pour gérer électroniquement vos documents sur un espace unique de stockage
Les documents archivés peuvent provenir
- de la numérisation par un scanner ou un photocopieur,
- de la messagerie électronique,
- d’un logiciel métier,
- du bureau Windows de l’utilisateur…
Les documents sont déposés dans l’entrepôt documentaire de Windex GED.
Ils sont immédiatement indexés. Ainsi, le moteur de recherche permet de les retrouver sans parcourir l’arborescence des dossiers.
Les documents sont automatiquement classés
- suite à la détection d’un code barre,
- grâce à l’analyse d’une zone (une référence de courrier, par exemple),
- des règles de classement propres à votre entreprise.
Un moteur de recherche puissant et pertinent !
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Le moteur de recherche retrouve les documents en quelques clics !L’indexation des documents permet de trouver les informations contenues dans le nom du document, l’intégralité du texte, le titre et les méta-données (champs auteur, sujet, propriétés…). |
Windex GED fonctionne
- en environnement Windows ou Linux,
- On-premise (serveur local),
- ou en mode SaaS (abonnement mensuel dans le Cloud)
- sans installation sur les postes des utilisateurs.
Vous souhaitez connaître toutes les fonctionnalités de Windex GED ?
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